В Odoo оплату можна зафіксувати двома способами:
- безпосередньо через банківську виписку, коли система отримує рух коштів із банку і на його основі створює та узгоджує платіж;
- через ручний платіж із подальшим узгодженням по банківській виписці, коли факт оплати потрібно зафіксувати раніше або вручну.
Другий варіант використовується досить часто, тому нижче пояснюємо, у чому його логіка і як з ним правильно працювати.
1. Ручний платіж і банківська виписка — у чому різниця
Ці поняття часто сприймаються як одне й те саме, але в Odoo вони виконують різні ролі.
Ручний платіж — це запис у системі про те, що оплата відбулася або має вважатися отриманою.
Банківська виписка — це фактичний рух коштів на рахунку, отриманий з банку.
Тому навіть якщо платіж уже внесений вручну, його все одно потрібно узгодити з банківською випискою, коли вона з’явиться.
2. Для чого використовується ручний платіж
Ручний платіж застосовується у ситуаціях, коли інформація про оплату вже є, але автоматичної синхронізації з банком немає або вона ще не відбулася.
Найпоширеніші випадки:
- оплата зафіксована на сайті, але банк ще не передав виписку;
- клієнт надіслав квитанцію або підтвердження оплати;
- менеджер вручну відмічає факт оплати;
У таких ситуаціях ручний платіж дозволяє:
- відобразити оплату в системі;
- змінити статус рахунку;
- продовжити обробку замовлення без очікування банку.
3. Загальна логіка роботи ручного платежу
Процес виглядає так:
- Створюється рахунок клієнту або постачальнику
- Створюється ручний платіж
- Платіж пов’язується з рахунком
- Рахунок отримує статус «Оплачено» або «Частково оплачено»
- Пізніше надходить банківська виписка
- Ручний платіж узгоджується з відповідним рядком виписки
Таким чином облік залишається коректним і контрольованим.
4. Як створити ручний платіж
Ручний платіж найпростіше створити з інвойсу.
1. Відкрийте потрібний інвойс
2. Натисніть кнопку «Оплатити»:
3. У формі, що відкриється, вкажіть:
- тип платежу (вхідний / вихідний);
- суму;
- дату платежу;
- спосіб оплати (готівка, банк тощо);
- рахунок обліку (за потреби);
4. Підтвердьте створення платежу
Після цього платіж буде створено та пов’язано з рахунком.
5. Як узгодити ручний платіж
Процес узгодження ручного платежу відбувається за тією ж схемою, що й для рахунків (інвойсів): під час рознесення банківської виписки використовується механізм співставлення. Детальніше почитати можна тут. Різниця лише в тому, що замість інвойсу співставляється ручний платіж.
За потреби ви можете переглянути список усіх ручних платежів клієнтів. Для цього перейдіть у модуль «Виставлення рахунків» - «Клієнти» - «Платежі».
У цьому списку відображається поточний статус кожного платежу:
- «Оплачено» — платіж уже підтверджений банківською випискою;
- «В процесі» — платіж створений вручну, але ще не підтверджений через банківську виписку.
Це дозволяє швидко перевірити, які оплати вже фактично зараховані, а які ще очікують узгодження.