Інструкція Вчасно

1.    Опис модуля

"Вчасно" — це сервіс миттєвого обміну електронними документами, що дозволяє підписувати, надсилати, отримувати та зберігати документи онлайн. "Вчасно" не потребує жодного спеціального програмного забезпечення, лише браузер та доступ до мережі Інтернет. Сервіс "Вчасно" створений для компаній, підприємців та фізичних осіб, щоб допомогти просто і швидко підписувати, обмінюватися та зберігати документи в електронному вигляді. Сервіс створений для економії вашого часу і грошей.

Завдяки модулю DMS Vchasno Ви зможете з легкістю передавати будь-який документ у сервіс документообігу Вчасно для їх підписання. Модуль допоможе Вам у відслідковуванні автоматичної зміни статусу, підпису. Зробить завантаження підписаних PDF документів (рахунки, договори, акти, накладні, ТТН і т.д) у систему Odoo приємним та простим.

Для роботи даного модуля потрібно активувати на Вчасно додатковий пакет "Інтеграція" з додатковою оплатою. Для більш детальної інформації слід перейти за посиланням https://edo.vchasno.ua/app/checkout-rates/integration.

 2.    Налаштування модуля

Щоб встановити модуль Vchasno (kw_dms_vchasno) у систему Odoo слід зайти у меню Додатки та у пошуку ввести vchasno. На відображених модулях натисніть кнопку «Встановити».

Для налаштування модуля Вчасно в системі Odoo необхідно отримати токен АРІ, а для цього слід:

• Зайти або зареєструйтесь на сайті Вчасно: https://vchasno.ua/auth/registration/register-user/ (Інструкція по реєстрації: https://help.vchasno.com.ua/signin/);
• В правій верхній частині обрати «Налаштування компанії»;

• Далі обрати необхідну компанію та перейти до розділу «Співробітники», вибрати співробітника (токен можна сформувати тільки для співробітника з правами адміністратор);
• Натиснути кнопку «Сформувати токен для автоматизації по API»;

• Натиснути кнопку «Копіювати токен».  

Наступним кроком буде перейти в меню Документи вибрати Вчасно Документи/ Ключ.

Створіть новий ключ. Вкажіть ім’я, токен, ЄДРПОУ власника та Email користувача. Збережіть. 

Щоб отримати вхідні та вихідні документи з системи Вчасно натисніть відповідні кнопки в налаштуваннях ключа.

Для того щоб створити новий документ потрібно перейти на вкладку Вчасно Документи та натиснути кнопку «Додати документ» що знаходиться вгорі, у лівій частині сторінки.   

У відкритому вікні слід вказати: Назву компанії, Вчасно, ЄДРПОУ власника, ЄДРПОУ одержувача, Дата документа, Категорії (в списку перераховані найпопулярніші типи зовнішніх документів, якщо потрібного типу документу не має, потрібно залишити поле «Тип не обрано»), Тип, Номер, Сума, eMail отримувача, Формат та завантажити Файл.

Далі натисніть на кнопку «Надіслати Файл». Документ відправляється на підписання в Вчасно та відображається в журналі документів у статусі «Документ завантажений в систему». 

Всі актуальні статуси документів можна побачити на сторінці «Документи», а повний  перелік статусів можна знайти в розділі Журнал / Список статусів.

Додатковими можливостями даного модуля є: завантаження документу в оригіналі, завантаження документу архівом (що дозволить завантажити підписи сторін), а також збереження документу до ДМС (в оригіналі та архівом), що дозволить швидко та без проблем знайти потрібний файл в карточці Контакта чи в відповідний папці ДМС. За допомогою кнопки SYNC CONTACT Ви запустите процес пошуку контакту в системі Odoo та при його наявності -  поле Contact заповниться автоматично.

За допомогою даного модуля Ви збережете цінний час і мінімізуєте нудну, але необхідну паперову роботу, тепер у будь-який момент Ви зможете легко знайти і роздрукувати потрібні документи на своєму комп’ютері за пару хвилин.